Workflows

Workflows

Workflows sind Arbeitsabläufe, die das gemeinsame Arbeiten erleichtern sollen. Alfresco stellt standardmäßig folgende Workflows zur Verfügung:

• Neue Aufgabe
• Überprüfen und Genehmigen (ein Überprüfer)
• Überprüfen und Genehmigen (einer oder mehrere Überprüfer)
• Überprüfen und Genehmigen (gebündelte Überprüfung)
• Überprüfen und Genehmigen (Gruppenüberprüfung)

Weitere Uni-spezifische Abläufe können gemeinsam analysiert und abgebildet werden. Kontaktieren Sie hierfür den DMS-Support.

Workflow starten

Klicken Sie in der Dokumenten-Detailansicht rechts bei den Dokumentenaktionen auf "Workflow starten". Es öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie einen Workflow auswählen können.

In diesem Beispiel (siehe folgendes Bild) wurde der Workflow "Überprüfen und genehmigen (ein Überprüfer)" ausgewählt. Die anderen Standardworkflows zeigen einen ähnlichen Aufbau.

Geben Sie in dem Feld "Nachricht" einen Text ein, welcher später bei der Aufgabenübersicht zu sehen sein wird. Sozusagen der Titel der Aufgabe.
Nach Bedarf kann dem Überprüfer eine Deadline gesetzt werden. Er wird frühzeitig vor Ablauf des Fälligkeitsdatums erinnert.
Wählen Sie den Überprüfer aus.
Bei den Elementen ist das zu Überprüfende Dokument schon angehängt, da Sie den Workflow aus dem Dokument heraus gestartet haben.
Als letzte Option können Sie entscheiden, ob der Überprüfer über seine neue Aufgabe per E-Mail benachrichtigt werden soll.
Zum Abschluss klicken Sie auf "Workflow starten".

Begonnene Workflows einsehen

Klicken Sie oben in der Hauptnavigationsleiste auf "Aufgaben" und es öffnet sich ein Menü mit zwei Einträgen:

• Unter "Meine Aufgaben" sind Workflows zu finden, die Ihnen zugewiesen wurden.
• Unter "Begonnene Workflows" sind Ihre gestarteten Prozesse und Prozesse, die Sie jemandem zugewiesen haben.

Klicken Sie auf "Begonnene Workflows" und Sie erhalten eine Übersicht über alle Workflows, in die Sie involviert sind. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Eintrag, um rechts Aktionen ausführen zu können. Hier können Sie den Workflow aus der Übersicht heraus abbrechen oder weitere Details über den Workflow erfahren.
Klicken Sie hierfür auf "Verlauf anzeigen".

Im folgenden Bild sehen Sie eine Detailansicht eines Workflows. Hier werden Allgemeine Infos wie Gestartet von, Startdatum, Fälligkeit, Status angezeigt, aber auch unten die laufende Aufgabe und der abgeschlossene Verlauf des Prozesses.