Das Site-Konzept

Sites sind Bereiche für Arbeitsgruppen und Projekte, in denen Informationen bzw. Dokumente ausgetauscht, gemeinsam erstellt und weiterentwickelt werden können. Eine Site entspricht quasi einer kleinen "Webseite", auf der verschiedene Ordner für Dokumente zugänglich sind. Diese dürfen auch verschachtelt sein.

Sie können selber Sites erstellen und Mitglieder einladen. Anleitungen dazu finden Sie auf dieser Seite.

Sichtbarkeiten

Private Sites können nicht gefunden werden. Der Site-Manager muss alle Mitglieder explizit einladen.

Öffentliche Sites können von allen gefunden und alle Inhalte gelesen, heruntergeladen und kopiert werden. Jeder kann der Site beitreten und dann auch Inhalte hochladen, bearbeiten und löschen.

Öffentliche moderierte Sites können von allen gefunden werden, aber der Inhalt der Site bleibt verborgen. Es muss ein Beitritt beantragt werden. Site-Manager müssen dem zustimmen.

Beim Erstellen von Sites ist die Standard-Sichtbarkeit "Öffentlich". Ändern Sie nach Bedarf die Sichtbarkeit, sonst können vertrauliche Informationen von allen DMS-Nutzenden gelesen werden.

Neue Site erstellen

Klicken Sie, wie im folgenden Bild dargestellt, oben in der Menü-Leiste auf "Sites" und dann auf "Site erstellen". Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Namen der Site, eine optionale Beschreibung und die Sichtbarkeit angeben. Anschließend mit "OK" bestätigen.


Wichtiger Hinweis

Überprüfen Sie nochmals die Sichtbarkeit Ihrer Site! Öffentliche Sites können von allen eingesehen werden.

Site Dashboard

Es stellt eine Übersicht über die Mitglieder, kürzlich geänderten Inhalte und Aktivitäten der Mitglieder dar. Die Informationen sind in sogenannten Dashlets zusammengeführt, welche durch den Site-Manager neu angeordnet werden können. Es können auch weitere Dashlets wie Wiki, Webseiten, Bildervorschau, RSS-Feeds, Foren-Diskussionen angezeigt werden.


Mitglieder einladen

Klicken Sie im ersten Schritt oben rechts auf die Person mit dem Plus. Suchen Sie nach einer Person und fügen diese im dritten Schritt hinzu. Wiederholen Sie Schritt 2 und 3, bis alle Personen auf der rechten Seite aufgelistet sind. Hier müssen Sie noch die Rolle der Mitglieder bestimmen und klicken zum Abschluss auf "Einladen".


Hinweis

Alle hinzugefügten Mitglieder werden per E-Mail benachrichtigt und bekommen eine Einladung auf dem Dashboard angezeigt, welche bestätigt werden muss.

Auch Sie als Site-Manager sehen die ausstehenden Einladungen als Aufgabe auf Ihrem Dashboard oder oben in der Hauptnavigationsleiste unter Aufgaben. Hat die eingeladene Person die Einladung zur Site angenommen, müssen Sie dort die Aufgabe ebenfalls noch abschließen. Denn verlässt eine Person die Site und möchte zu einem späteren Zeitpunkt wieder hinzugefügt werden, ist dies nur nach Abschluss der alten Einladung möglich.

Dokumentenbibliothek

Zur Dokumentenbibliothek gelangt man oben rechts (siehe folgendes Bild). Diese enthält, wie ein Netzlaufwerk, alle Inhalte zu dem Arbeitsbreich, der Site, und kann ebenso mit Ordnern und Unterordnern strukturiert werden. Dies ist ebenfalls der Ort, wo neue Inhalte für die Arbeitsgruppe hochgeladen werden können.

Wenn Sie den Zeiger über eine Datei bewegen, dann kommen rechts einige Aktionen, die Sie auf der Datei ausführen können (siehe folgendes Bild). Unter "Mehr..." finden Sie weitere. Für vollständige Ansicht und Aktionen der Datei klicken Sie auf den Titel oder das Miniaturbild der Datei. Damit gelangen Sie zu der Dokumenten-Detailansicht.


Tipp

Sie können die Dateien einfach von Ihrem Desktop auf den gewünschten Ordner ziehen (Drag-and-Drop)