Dokumentenaktionen

Nachdem Sie in der Dokumentenbibliothek auf den Titel oder das Miniaturbild einer Datei geklickt haben, öffnet sich eine Dokumentendetail-Ansicht. Diese ist im folgenden Bild zu sehen.

Hier finden Sie neben einer Dokumetenvorschau (links) und Kommentaren (unten) auch alle Informationen und ausführbaren Aktionen des Dokuments (rechts), im Besonderen die im Bild rot umrandeten Dokumentenaktionen.


Neue Version hochladen

Um eine neue Version eines Dokuments hochzuladen, klicken Sie rechts bei den Dokumentenaktionen auf "Neue Version hochladen". Es öffnet sich ein Fenster wie im folgenden Bild, bei dem Sie die überarbeitete Datei auswählen, die Versionsnummer angeben und nach Bedarf Kommentare hinzufügen. Klicken Sie zum Abschluss auf "Hochladen".


Die aktuelle Version ist in der Dokumentendetail-Ansicht oben neben dem Titel zu finden (siehe folgendes Bild).

Zusätzlich ist rechts unten der "Versionsverlauf" zu sehen. Hier besteht die Möglichkeit ältere Versionen herunterzuladen und eventuell auf diese zurückzusetzen.


Online oder Offline bearbeiten

Wenn gemeinsam an Dokumenten gearbeitet wird, muss dafür gesorgt werden, dass nur einer gleichzeitig Änderungen daran vornehmen kann bzw. keine neuen Versionen hochgeladen werden, sonst gehen Änderungen verloren.

Die Funktion "Online bearbeiten" wurde vorübergehend deaktiviert und wird daher nicht mehr angezeigt, da sie nicht einwandfrei funktioniert. Siehe Online bearbeiten enthält Fehler.

Verwenden Sie aktuell die Aktion Offline bearbeiten. Auch hier wird das Dokument für andere Berechtigte gesperrt, aber die Datei nur heruntergeladen. Diese muss selber mit einem Bearbeitungsprogramm Ihrer Wahl geöffnet werden. Die Änderungen müssen Sie dann händisch als neue Version hochladen. Oder verwenden Sie besser die Windowsverknüpfung mit einem Alfresco Ordner über WebDav, um die komfortabelste Bearbeitung eines Dokuments zu erfahren.


Sollten Sie beim Offline bearbeiten Ihre Änderungen verwerfen und keine neue Version hochladen, dann müssen Sie das Dokument wieder händisch entsperren. Rechts bei den Dokumentenaktionen unter "Bearbeitung abbrechen".

Empfehlung

Arbeiten Sie mit einer Site-Verknüpfung von Ihrem Desktop aus an Dokumenten, wie Sie es mit Online Bearbeiten tun.
Lesen Sie hierfür die Anleitung "Windowsverknüpfung mit Alfresco Ordner".

Dateien Herunterladen

Die erste Dokumentenaktion "Herunterladen" speichert die Datei wie erwartet auf Ihre lokale Festplatte. Diese Kopie kann dann zum Beispiel mit einem beliebigen Programm Ihrer Wahl geöffnet werden, um den Inhalt in vertrauter Umgebung zu sichten. Beachten Sie aber, dass diese Aktion nicht der übliche Weg ist, um Änderungen am Dokument vorzunehmen. Das Dokument wird dabei nicht für andere gesperrt. Schauen Sie hierfür bei Online oder Offline bearbeiten.

Alternativ zur integrierten Dokumentenvorschau können Sie für eine bessere Anzeige die Aktion "Im Browser anzeigen" auswählen. Kann der Browser das Dateiformat nicht öffnen, wird das Dokument heruntergeladen und Sie können es sich wie oben erwähnt mit einem lokalen Programm öffnen.


Workflow starten

Um mit dem Dokument einen Arbeitsablauf zu starten, also z.B. das Zuweisen einer Aufgabe oder dem Unterziehen eines Genehmigungsprozesses, klicken Sie rechts bei den Dokumentenaktionen auf "Workflow starten".

Weitere Informationen über Workflows finden Sie auf einer gesonderten Seite.


Dateien freigeben oder weiterleiten

Wie im Bild zu sehen, ist die Freigabe oben möglich, welche einen öffentlichen Link generiert. Das bedeutet, dass diese Datei von überall und von jedem im Internet lesbar ist, der die Link-Adresse kennt. Um zu sehen, welche Ansicht ein externer auf die Datei hat, klicken Sie rechts neben dem Link auf "Ansicht". Die Dokumentendetails oben rechts in dieser Ansicht sind für externe nur mit erfolgreichem Login einsehbar. Um die Freigabe wieder rückgängig zu machen, klicken Sie rechts neben Ansicht auf "Freigabe aufheben".

Das Weiterleiten einer Datei ist mit dem Link rechts unten möglich (siehe folgendes Bild). Um Zugriff über diesen Link zu bekommen, benötigt die Person einen DMS-Zugang und Lese-/Schreibrechte auf diese Datei. Üblicherweise ist die Person Mitglied der Site, in der die Datei abgelegt ist.