Projektstand

August 2016

Wir haben unsere Hausaufgaben gemacht. Seit der ersten Bewerbungs- und Zulassungsphase mit APP, dem Bewerbungstool von ZEuS, konnten wir in den letzten anderthalb Jahren laufend Anforderungen und Erfahrungen sammeln und gemeinsam mit der Studentischen Abteilung und den Fachbereichen die Prozesse weiter optimieren. Außerdem wurde die Zweisprachigkeit des Systems umgesetzt, die Bewerbung auch auf höhere Fachsemester ermöglicht und DoSV als Schnittstelle zu hochschulstart.de für Psychologie, Rechtswissenschaften und Biological Life Science ausgebaut. 

Aktuell ist die Bewerbungsphase für das Wintersemester 2016/17 fast abgeschlossen. Bisher  werden insgesamt 12.063 Bewerbungen in 254 Zulassungspaketen bearbeitet. Das sind weniger als in den letzten Jahren, entspricht aber dem bundesdeutschen Durchschnitt. Wir sind also zufrieden. 

Seit Ende letzten Jahres ist auch das Studierendenmanagement STU live. Unsere eingeschriebenen Studierenden können sich erstmals mit Hilfe von ZEuS für das kommende Wintersemester rückmelden und die im Hochschulrahmengesetz geforderte statistische Nacherfassung in diesem Zuge ganz bequem miterledigen. Die entsprechenden Eingabefelder wurden von der HIS e.G. eigens zu diesem Zweck für die Hochschulen bereitgestellt. 

Nicht nur die Daten unserer aktuell Studierenden, sondern auch die unserer Alumni werden wir langfristig über ZEuS verwalten – auch hier arbeiten wir derzeit im Austausch mit der HiS e.G. und den Zuständigen der Alumni Arbeit an der Uni an einer entsprechenden Umsetzung. Derzeit haben im Übrigen alle eingeschriebenen Studierenden die Möglichkeit einer kostenfreien Mitgliedschaft bei VEUK, dem Verein der Ehemaligen der Universität Konstanz. 

Unser nächster großer Meilenstein ist die Integration von EXA, dem Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement in ZEuS.  Die Aufnahme der IST-Prozesse und der Anforderungen an die Software ist abgeschlossen, die Ziel-Prozesse werden aktuell ausgearbeitet und entsprechende Fachkonzepte sind in der Abstimmung mit der HIS e.G. Aber wir werden nichts überstürzen. Unseren sportlich geplanten GoLive Termin für diesen Sommer können und wollen wir nicht halten. Die Vorbereitungsarbeiten, insbesondere die Datenbereinigung in den Altsystemen, und die Datenmigration gestalten sich derzeit aufwendiger als gedacht – verdeutlichen aber nur einmal mehr die Notwendigkeit unserer Arbeit. 

Außerdem zeigen uns die eigenen Projekterfahrungen und auch die Erfahrungen anderer Landesuniversitäten in diesem Themenfeld, dass eine Zeit der intensiven Schulung und Vorbereitung der Nutzergruppen (zunächst die planenden Mitarbeitenden aller Fachbereiche und anschließend die Lehrenden und Studierenden) vor einer Umstellung der Prozesse und damit auch der Nutzung der neuen Software unabdingbar ist. 

Derzeit arbeiten wir mit Hochdruck an der Vorbereitung einer realistischen Testumgebung. Ab November werden dann die ersten Anwenderschulungen durchgeführt. Das heißt, bis zum ersten realen Einsatz von EXA für die Planung des Wintersemester 2017/18 haben wir ausreichend Vorlauf, gemeinsam mit den Fachbereichen deren individuellen Planungsprozesse mit Hilfe von ZEuS durchzuspielen und gemeinsam das System zu optimieren. 

Weiterhin arbeiten wir an der Umsetzung der Verwaltung der Doktorandendaten in HISinOne. Dieses Thema wurde zusätzlich wichtig, da die Promovierendenstatistik im Rahmen des neuen Hochschulstatistikgesetzes umfangreichere Datenlieferungen vorsieht als bisher. Auf Basis unseres Konzepts zur Doktorandenverwaltung, das wir auch mit den Unis Freiburg und Mannheim abgestimmt haben, fand im Mai ein Workshop mit 22 Universitäten und der HIS e.G. statt. Die Entwicklung der Doktorandenverwaltung in HiO wird von uns eng begleitet und wir erwarten die Auslieferung im Juni 2017. Bis dahin haben wir auch in diesem Thema einige Vorarbeiten zu leisten, um unsere in die Jahre gekommene Doktorandenverwaltung in der hauseigenen Datenbank Prokon ablösen zu können. 

Fünf Studierende aus vier Fachrichtungen haben in den vergangen zwei Semestern  die Möglichkeit genutzt, im Rahmen unseres Projekts die Schlüsselqualifikation Projektmanagement zu erlangen. Ihre Aufgabe bestand konkret darin, inhaltlich, funktional und gestalterisch ein Konzept für das Studierendenportal in ZEuS zu entwickeln. In zwei ganztägigen Workshops wurden dazu zunächst die allgemeinen Grundlagen des Projektmanagements vermittelt. In der Umsetzung waren die Studierenden dann relativ frei. Die Ergebnisse liegen nun vor und wir bemühen uns, diese beim Aufbau von ZEuS umzusetzen. Sie finden auf der Seite "Schlüsselqualifikation ZEuS" einen detaillierten Beitrag zum Projekt. 

Das Thema Campusmanagement beschäftigt im Übrigen nicht nur die Universität Konstanz. Im Rahmen des Projekts bwCMs kooperieren wir auch weiterhin mit anderen baden-württembergischen Universitäten, um mit Landesgeldern gemeinsam HISinOne an die Bedürfnisse der baden-württembergischen Unis anzupassen. Wir profitieren von den Erfahrungen der anderen Unis und können auf Synergieeffekte in der Umsetzung durch die His e.G. zurückgreifen. So konnten im Rahmen dieser Zusammenarbeit bereits verschiedene Zusatzentwicklungen für die Uni Konstanz realisiert werden.

Und weil man bei all den alten und neuen Bezeichnungen und Abkürzungen auch mal leicht den Durchblick verlieren kann, hier zum Abschluss ein grafischer Überblick  – aus Alt wird Neu, aus HIS-GX wird HISinOne.

November 2015

In enger Zusammenarbeit konnten Campusmanagement und die Studentische Abteilung den gesamten Bewerbungs- und Zulassungsprozess der Bewerbungsphase für das Wintersemester 2015/16 durchführen. Das Modul APP wurde hierfür in der Abteilung Bewerbung und Zulassung erstmals für alle Studiengänge eingesetzt. Dabei wurden 13.832 Bewerbungen in 234 Zulassungspaketen bearbeitet. Die gesammelten Erfahrungswerte und Anforderungen an eine noch effizientere Unterstützung werden aktuell gemeinsam aufbereitet und für zukünftige Bewerbungsphasen entsprechend optimiert. In Vorbereitung auf das kommende Sommersemester begann im September eine Testphase für die angebotenen Studiengänge. An den Tests beteiligten sich die Fachbereiche, die Studentische Abteilung, das International Office sowie KonStart. Das erhaltene Feedback fließt ebenfalls in die nächste Bewerbungsphase mit ein. 

Als nächsten großen Meilenstein bereiten wir die Einführung von STU zur Unterstützung des Studierendenmanagements vor. Damit wird es erstmals möglich sein, die gesamten Studierendendaten im neuen System zu verwalten. Um einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten, arbeitet das Campusmanagement eng mit dem Studierenden-Service-Zentrum zusammen. Die Migration der notwendigen Daten und der Go-Live von STU sind für Ende November geplant. 

Damit alle Abläufe in der Studentischen Abteilung mit der Einführung von STU konsistent unterstützt werden, wird es für die MitarbeiterInnen der Studentischen Abteilung Schulungen in STU geben. Die Schulung für die MitarbeiterInnen

• des Studierenden-Service-Zentrums findet am 17.11.2015 statt,
• von Bewerbung und Zulassung am 24.11.2015. 

Die Verwaltung der Doktorandendaten in STU und die damit verbundene Ablösung von Prokon folgt als nächster Meilenstein im Projekt. 

Im Themenbereich Lehrveranstaltungsmanagement hat sich parallel dazu seit dem EXA Workshop mit der HIS im Frühjahr ebenfalls einiges getan. Im Workshop wurden, unter Beteiligung der Stakeholder, FachbereichsvertreterInnen und FachbereichssekretärInnen die Anforderungen der Uni Konstanz an EXA mit der HIS e.G. diskutiert. Im Nachgang wurde ein Fachkonzept für das Lehrveranstaltungsmanagement in EXA erstellt. Das Fachkonzept wurde hausintern abgestimmt und hat eine lange Liste noch zu klärender Fragen nach sich gezogen, die teilweise noch in Klärung mit der HIS e.G. sind. 

Auf Basis der Abläufe in der Lehrplanung, den Wunschvorstellungen und Anmerkungen der Fachbereiche und Studierenden wurden Tickets (Entwicklungsanforderungen) an die HIS e.G. formuliert. Ein Teil der Tickets konnten bereits wieder geschlossen (gelöst) werden, andere befinden sich noch in der Klärung, andere konnten an die Entwicklung gegeben werden. 

Ziel ist es, EXA für die Lehrveranstaltungsplanung im Sommer 2016 einzuführen. 

Gleichzeitig bereiten wir auch das Thema Prüfungsmanagement in EXA vor. Momentan werden die IST Prozessaufnahmen im Haus durchgeführt und die Anforderungen an die Prüfungsverwaltung erhoben. Im Dezember wird ein Workshop mit der HIS e.G. stattfinden, um auch hier ein Fachkonzept zu erstellen. Parallel dazu befindet sich die Abbildung der Prüfungsordnungen der Uni Konstanz in Klärung mit der HIS e.G. 

Juli 2015 

In der Grafik möchten wir Ihnen den aktuellen Stand der aktuell bearbeiteten Projektthemen im Überblick skizzieren. 

Dieses Schaubild zeigt den Ablauf der Prozessaufnahmen, den wir im Projekt in den verschiedenen Themenbereichen umsetzten. Die Themen sind dabei bezogen auf unsere prozessorientierte Vorgehensweise dargestellt unter Angabe des GoLive-Termins des jeweiligen unterstützenden Teilbereichs von HISinOne. 

Dabei werden zunächst die IST-Prozesse aufgenommen. Danach erfolgt gemeinsam mit den Prozessbeteiligten eine Betrachtung der aufgenommenen Prozesse und eine Erarbeitung von SOLL-Prozessen. Diese wiederum werden gemeinsam mit der HIS e.g. besprochen und umgesetzt, woraus sich dann die realisierbaren ZIEL-Prozesse ergeben.

Die Prozesse werden jeweils dokumentiert und nach Freigabe im Prozessportal der Universität veröffentlicht. Klicken sie hier, um zum Prozessportal zu gelangen.

Jahresrückblick 2014 

Es ist viel passiert in 2014 und bevor wir wieder in den Alltag des neuen Jahres eintauchen, möchten wir kurz inne halten und das zurückliegende Jahr zusammenfassen und Ihnen damit einen kleinen Überblick über unsere Arbeit in 2014 geben. 

Zu Beginn des Jahres beschäftigten uns die Themenbereiche Bewerbung und Zulassung sowie Studierendenmanagement, in denen wir die Prozessabläufe und Anforderungen an die Softwareunterstützung mit der Studentischen Abteilung, der Unikasse, den StudierendenvertreterInnen und der Softwarefirma abstimmen konnten - damit begann dann die Umsetzungsphase bis zur Produktivsetzung. 

Unser Ziel, im Mai das Bewerbungsverfahren für Psychologie mit der Teilnahme am bundesweiten Vergabeverfahren DoSV elektronisch zu unterstützen und die Abläufe dadurch zu erleichtern, wurde erreicht. Gleichzeitig ging es in dieser Phase darum, die vereinbarten Abläufe zu überprüfen und die Software weiter zu optimieren, um daraus für die weitere Umsetzung der Bewerbungsverfahren im Dezember 2014 lernen zu können. So meisterten wir die Herausforderungen gemeinsam, lernten das System und dessen Hardwareanforderungen besser kennen und unterstützten die Bereiche bei der Umsetzung der neuen Abläufe. Somit konnte das Bewerbungsverfahren für das Sommersemester 2015 dann auch im Dezember auf die neue Software umgestellt werden. Damit können aktuell 35 Vollstudiengänge über eine moderne, integrierte Lösung im Bereich Bewerbung und Zulassung bearbeitet werden. Dafür wurden von unserem Team in Zusammenarbeit mit der studentischen Abteilung auch Schulungen für die involvierten SachbearbeiterInnen  durchgeführt. 

Dies war möglich, da das Team zwischen Juni und August weiter vervollständigt wurde und  dadurch die nächsten Aufgabengebiete bewältigen konnte. Dank der Vorarbeit in der Projektplanung konnten sich die neuen KollegInnen rasch in die Arbeitsabläufe und Strukturen der Universität Konstanz einfügen. Neben der weiteren Umsetzung der Bewerbungs- und Zulassungsprozesse, begannen wir im Projekt das Thema Lehrveranstaltungsmanagement und Lehrraumplanung zu bearbeiten. 

Dafür haben viele Angehörige der Universität, vor allem in den Fachbereichen und der Lehrraumvergabe, unsere neuen Teammitglieder kennen gelernt. Die ProzessmanagerInen und ProjektmitarbeiterInnen nahmen mit den Prozesskundigen der 13 Fachbereiche ihre aktuellen Prozessabläufe auf und führten drei Workshops zur Aufnahme und Diskussion der SOLL-Vorstellungen für die zukünftigen Abläufe und Softwareunterstützungen durch. Unsere MitarbeiterInnen aus dem Bereich der IT leisten hierbei oftmals mehr im Hintergrund großartige Arbeit, um die notwendige technische Unterstützung der Prozesse zu konfigurieren, zu testen und zu ermöglichen. 

Im Zuge der Prozessaufnahmen konnten wir zahlreiche Schnittstellen zu anderen universitär genutzten Systemen und Datenbanken sowie weiteren Abteilungen identifizieren. Diese Erkenntnisse werden bei den zukünftigen Prozessaufnahmen und Schnittstellenentwicklungen in der Umsetzung zur Einbettung der neuen Abläufe berücksichtigt. Selbstverständlich befindet sich das Projekt Campusmanagement besonders in diesem Themenfeld im stetigen Austausch und guter Zusammenarbeit mit den beteiligten Abteilungen des KIM sowie den Stabsstellen Qualitätsmanagement und Controlling. 

Im Rahmen des Prozessmanagements nutzt das Team Campusmanagement zusammen mit der Stabsstelle für Qualitätsmanagement  zur Darstellung der Abläufe die Geschäftsprozessmodellierungssoftware der Universität Konstanz, Signavio. Die Prozesse im Bereich Lehre und Studium werden  im Prozessportal der Universität veröffentlicht. Um unsere Prozessarbeit noch weiter zu intensivieren, wurde im Rahmen der Kooperation aller neun baden-württembergischen Universitäten (bwCMS) die Entwicklung eines dauerhaften Austausches vereinbart. Die Universität Konstanz übernahm darin den Lead, das Hosting als auch die Administration und Organisation regelmäßiger Schulungen in Zusammenarbeit mit Signavio. 

Im Projekt profitieren wir vom Austausch und können die Entwicklung einer Best-Practice-Kultur vorantreiben sowie Potenziale für die Neugestaltung und Weiterentwicklung des Student-Life-Cycle leichter erkennen und nutzen. 

Abschließen wollten wir das Jahr mit einem ersten Workshop mit der Softwarefirma, um unsere SOLL-Vorstellungen mit den Möglichkeiten der Software abzugleichen und Anforderungen an die Weiterentwicklung der Software zu erarbeiten. Leider musste dieser Workshop krankheitsbedingt von Seiten der Firma abgesagt werden. So beginnen wir das Jahr 2015 mit dieser Aufgabe... 

August 2014

Das Projekt befindet sich nun im Übergang zu seinem zweiten Jahr. Im ersten Jahr wurden die ersten Themenbereiche bearbeitet und die notwendigen grundlegenden Vorbereitungen für ein Projekt dieses Umfanges getroffen. Für die nun folgende weitere Bearbeitung der vielfältigen Themenbereiche wurde das Projektteam ergänzt Die neuen ProjektmitarbeiterInnen haben im Laufe der letzten zwei Monate ihre Arbeit angetreten, wurden bereits in einigen Bereichen und Gremien vorgestellt und haben ihre Aufgabenbereiche übernommen. Aktuell beschäftigt sich das Projekt mit dem Abschluss der ersten Bewerbungsphase für das Fach Psychologie, die mit etwas veränderten Abläufen und der Unterstützung von HISinOne erstmals durchgeführt wird. 

Darüber hinaus befindet sich das Projekt in der Aufnahme von weiteren IST-Prozessen im Themenfeld Lehrveranstaltungsmanagement. Dabei gehen die MitarbeiterInnen zu einer ersten IST-Prozesserhebung in die Fachbereiche. Unsere ProzessmanagerInnen und ProjektmitarbeiterInnen werden hierfür viele Einzelgespräche mit Prozessbeteiligten und prozesskundigen Personen führen.

Über einen Namenswettbewerb unter Studierenden und MitarbeiterInnen, wurde mit großer Mehrheit für „ZEuS“ (Zentrale Einschreibungs- und Studieninformationssystem)  als Name für das neue Portal abgestimmt.

Was bisher geschah…

Um ein Projekt dieses Umfangs erfolgreich zu gestalten, war es zunächst notwendig das Projektmanagement aufzusetzen und dafür Projektauftrag, -struktur und -umfang zu klären. 

Inhaltlich wurden folgende Themenbereiche bearbeitet:

• Es wurden die Organisationsstrukturen in Zusammenarbeit mit der INST AG neu betrachtet, um zukünftig die Nutzung einer einheitlichen Struktur in den zentralen IT-Systemen im Campus- sowie Ressourcenmanagement der Universität zu ermöglichen. Dadurch werden Datenflüsse erleichtert und eine konsistente Datenhaltung unterstützt. Aktuell liegen die wesentlichen Strukturentscheidungen vor und werden von der AG Organisationseinheiten noch abschließend für weitere Systeme ausdifferenziert

• Das Prozessmanagement wurde in Zusammenarbeit mit der Stabstelle für Qualitätsmanagement entwickelt und für das Campusmanagement-Projekt implementiert.

• Die notwendige IT-Architektur entwickelt, geplant und in einem ersten Entwurf abgestimmt.

• Im Zuge der bundesweiten Einführung des DoSV (Dialogorientiertes Serviceverfahren) für den Studiengang Psychologie wurde die Anbindung an das bundesweite Vergabeverfahren DoSV mit Unterstützung des ersten Produktbereichs von HISinOne umgesetzt und läuft nun bereits erfolgreich.

• Im Bereich „Bewerbung und Zulassung“ wurden des Weiteren die IST-Prozesse mit allen beteiligten Bereichen erfasst, gemeinsam die SOLL-Prozesse entwickelt und eine erste Versionen von ZIEL-Prozessen erstellt.

• Ebenso im Themenbereichs des „Studierendenmanagements“.

• Die IST-Prozesse der o.g. Bereiche wurden bereits zur Verbesserung der Transparenz der aktuellen Abläufe im Prozessportal veröffentlicht.